OKR là gì?

OKR là viết tắt của từ gì? OKR dịch ra là Objectives and Key Results. OKR sẽ liên kết mục tiêu của công ty với mục tiêu của các phòng ban.

Cấu trúc của OKR

OKR được cấu tạo từ hai thành tố là mục tiêu (Objective) và kết quả then chốt (Key result).

Mục tiêu (Objective):

• Mục tiêu là kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được. Mục tiêu chính là sức mạnh để thúc đẩy mỗi cá nhân và tập thể không ngừng phấn đấu tiến về phía trước. Mục tiêu cần phải ngắn gọn, khả thi và có thể ước lượng được thời gian hoàn thành. Ngoài ra, mục tiêu cũng cần phải truyền được cảm hứng cho từng thành viên trong nhóm cố gắng hoàn thành công việc đề ra.
• Ví dụ: Doanh nghiệp muốn xây dựng được khóa học Online đào tạo về Photoshop. Như vậy, mục tiêu đặt ra chính là tạo dựng một khóa học Online về Photoshop hấp dẫn, miễn phí và thu hút đông đảo thành viên tham gia. Đây chính là mục tiêu ngắn gọn, khả thi và khơi dậy sự nhiệt huyết, sáng tạo của nhân viên.

Kết quả then chốt:

• Đây chính là thước đo về mức độ hoàn thành mục tiêu. Chính vì vậy, Key result sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá xem đã hoàn thành được mục tiêu chưa hay hoàn thành được bao nhiêu phần trăm mục tiêu ban đầu. Mỗi dự án nên đề ra 3-5 kết quả then chốt để đánh giá chính xác và khách quan hơn về mức độ hoàn thành dự án.
• Quay trở lại ví dụ trên, Key result chính kết quả định lượng then chốt cụ thể như sau:
• • 30 học viên đăng ký tham gia trong tuần đầu tiên.
  • 25% học viên quay trở lại để đăng ký các khóa học.

Các lỗi thường gặp khi áp dụng OKR

OKR hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không được sử dụng đúng cách, các nhà lãnh đạo rất dễ mất thời gian triển khai và xây dựng OKRs mà không hiệu quả. Dưới đây là một vài lỗi thường gặp khi sử dụng OKR:

• Lập quá nhiều OKR trong một thời gian ngắn: Điều này sẽ dẫn đến sự quá tải công việc, khiến nhân viên không biết tập trung và mục tiêu nào trước tiên.
• Mục tiêu của các phòng ban không đồng bộ: OKR giúp liên kết mục tiêu của cá nhân và tập thể nhằm hướng đến một mục đích chung. Nếu như không có sự liên kết và đồng bộ mục tiêu giữa các phòng ban, hoạt động của doanh nghiệp sẽ trở nên hỗn loạn và khó quản lý.
• Không có người quản lý OKR: Mỗi mục tiêu đặt ra cần phải có một đội ngũ theo dõi và quản lý để điều chỉnh trong quá trình hoạt động. Ngoài ra, đội ngũ này cũng chính là những người đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu ban đầu.
• Không điều chỉnh OKR đi đúng hướng: Nội bộ công ty phải họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng để chỉnh sửa quy trình hoạt động và đúng quỹ đạo đã đề ra. Bên cạnh đó, các phòng ban cũng phải liên tục theo dõi OKR để có những điều chỉnh phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
• Không theo dõi tiến độ của OKR: Mỗi cá nhân toàn công ty cần liên tục cập nhật OKR đề nắm bắt tình hình và phát hiện những vấn đề mới phát sinh cần xử lý của dự án.
• Kết quả then chốt chính là kết quả cuối cùng có thể đo lường: Ví dụ, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là sản xuất áo sơ mi, kết quả then chốt chính là sản xuất được 2000 áo sơ mi trong vòng 1 tháng.
• Dùng OKR lập danh sách công việc: OKR dùng để đo lường tiến độ hoàn thành mục tiêu của công ty chứ không phải để quản lý công việc hằng ngày. Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai mục đích này để sử dụng OKR đúng cách.
• Nhân viên không tập trung vào OKR: Để tạo được một dự án hoàn hảo và đạt mục đích, mỗi cá nhân xem OKR như một nét văn hóa của doanh nghiệp. Vậy nên, mỗi cập nhật trong OKR cần được nhân viên nắm rõ để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

FAQ - Câu hỏi thường gặp

Những thông tin trên có lẽ phần nào đã giups độc giả hiểu rõ hơn về OKR cũng như những chức năng thần kỳ mà công cụ quản lý này mang lại. Sau đây Viindoo sẽ giải đáp một vài thắc mắc của độc giả về OKR nhằm giúp doanh nghiệp phát huy hết lợi ích từ công cụ này.

• OKR và KPI là gì?

OKR giúp kết nối mục tiêu kỳ vọng và kết quả thực tế đạt được. Đây chính là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vượt qua những giới hạn và dẫn bước để đạt được những mục đích đề ra. Còn KPI đơn giản là công cụ đánh giá năng suất làm việc và khối lượng công việc đã hoàn thành. Như vậy, KPI chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng, còn OKR chú ý đến cả mục tiêu và quá trình hoàn thành mục tiêu đó.

• Sự khác biệt giữa Strategic OKR và Tactical Objective?

Strategic OKR là mục tiêu lớn, mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và thường có thời hạn trong vòng 1 năm. Còn Tactical Objective là mục tiêu cụ thể của từng phòng ban và thời được hoàn thành trong thời gian ngắn.

• OKR có thể đo lường bằng cách nào?

Để đo lường được mục tiêu đặt ra không hề khó. Doanh nghiệp chỉ cần trả lời câu hỏi làm thế nào để đạt được mục tiêu ban đầu là được. Những mục tiêu này không cần phải nằm trong vùng an toàn mà có thể vươn xa hơn nhằm thách thức giới hạn của bản thân. 

Một cách để có thể đo lường được mục tiêu là hạn chế sử dụng các từ chỉ trạng thái như “Tiếp tục”, “Duy trì”,...

• OKR và MBO khác nhau như thế nào?

OKR và MBO đều có mục đích hoạt động giống nhau, đó là quản lý mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên có thể coi OKR là phiên bản thu nhỏ của MBO. Bởi MBO chỉ quan tâm đến việc nhân viên đã hoàn thành mục tiêu đề ra hay không, còn OKR quan tâm chi tiết hơn về việc áp dụng Objective và Key Result trong việc hoàn thành mục tiêu ban đầu.

• Sự khác biệt giữa OKR và mục tiêu theo tiêu chí SMART

Điểm khác nhau giữa hai công cụ quản lý này nằm ở cách xây dựng mục tiêu. Khi đặt mục tiêu theo tiêu chí SMART, nhân viên cần đảm bảo những yếu tố về tính khả thi. Điều này một mặt có thể làm cho nhân viên không dám mạo hiểm để chinh phục những giới hạn mới. Tuy nhiên, OKR có thể giải quyết được việc này.

• Mô hình OKR là gì và có gì khác so với BSC?

OKR hoạt động dựa trên việc xác định mục tiêu làm trung tâm. Còn BSC lại đề cao những chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp. Như vậy, để tăng thêm sự thành công cho dự án thì doanh nghiệp cần phối hợp hài hòa giữa OKR và BSC.

• Thời gian để triển khai OKR là bao lâu

OKR diễn ra liên tục và cần chỉnh sửa phù hợp trong quá trình làm việc. Thông thường 3 tháng đầu sau khi thành lập một OKR chính là thời điểm khó khăn và quan trọng nhất. Các phòng sẽ điều chỉnh OKR hợp lý và sau đó doanh nghiệp sẽ bổ sung cho hoàn thiện.

• Khi nào một mục tiêu được coi là thành công?

Khi doanh nghiệp đạt được 70-80% mục tiêu thì được coi là thành công. Lưu ý, nếu mục tiêu có thể đạt được 100% trong thời gian ngắn, OKR chưa có tính thách thức và chưa phù hợp.

• Doanh nghiệp nên đặt ra bao nhiêu OKR?

Mỗi doanh nghiệp nên đặt ra từ 3-5 OKR trong vòng 5 đến 7 năm. Các phòng ban có thể đặt 3-5 OKR cho mỗi quý.

• Mỗi Objective nên có bao nhiêu Key Result?

Tùy vào từng Objective mà doanh nghiệp đề ra những mục tiêu then chốt phù hợp. Tuy nhiên không nên đặt quá nhiều Key Result cho một mục tiêu.